Migración de pacientes · video de 25 s
Cómo pasar las fichas de papel de tus pacientes a un sistema digital
Cambiar a un software dental casi siempre se frena en lo mismo: años de fichas en papel que habría que volver a escribir. Con una foto por ficha, el paciente, su teléfono y sus tratamientos con saldo quedan cargados para que tú solo revises y guardes.
Sin tarjeta de crédito. Funciona igual en la computadora y en el celular.
Decidir que la consulta pasa a un sistema digital es la parte fácil. Lo difícil llega después: detrás de cada paciente hay una ficha con años de historia, y pasarlas todas a mano son semanas de trabajo que nadie tiene libres. Mientras tanto la consulta vive en dos lugares a la vez, y el sistema nuevo se queda a medio usar.
En SMILE las fichas no se vuelven a escribir. Le tomas una foto a la ficha con el celular y SMILE lee el nombre, el teléfono, la fecha de nacimiento y los tratamientos con sus montos y abonos. Si la ficha tiene frente y dorso, las dos fotos van al mismo paciente. Lo que no se alcanza a leer con claridad no se inventa: queda marcado para que lo revises.
Antes de guardar ves a cada paciente con lo que se leyó, y si alguno ya estaba en tu consulta SMILE lo reconoce para no duplicarlo. Puedes ir ficha por ficha con la cámara, sumando una tras otra, o subir varias fotos juntas. Y si parte de tu base está en Excel, ese archivo también se sube tal cual.
Míralo en SMILE, en menos de dos minutos.
Este es el episodio «Tus fichas de papel, con una foto» de la academia de SMILE, grabado sobre la app real. Debajo está el guion completo, palabra por palabra, por si prefieres leerlo.
Toca para reproducir. El video no se descarga hasta que le das play.
Transcripción del video.
Cambiar a un software dental nuevo suena bien, hasta que piensas en pasar a mano la ficha de cada paciente. Con SMILE no hace falta. Le tomas una foto a la ficha y SMILE lee el nombre, el teléfono y los tratamientos con sus saldos.
Tú solo revisas y guardas. Una ficha, luego la siguiente, y tu consulta queda lista para trabajar al día siguiente.
Antes de que preguntes.
¿Qué datos lee SMILE de una ficha de papel?
El nombre del paciente, su teléfono, cédula, correo, fecha de nacimiento, dirección, alergias y condiciones de salud cuando constan, y los tratamientos que tienen monto, con lo abonado. Cada tratamiento queda dentro de la ficha del paciente con su saldo.
¿Qué pasa si la letra no se entiende?
SMILE no adivina. Un dato ilegible queda vacío y con un aviso, y un monto dudoso entra como saldo pendiente para que lo confirmes en la revisión, nunca como un pago que no sabes si ocurrió.
¿Tengo que fotografiar todas las fichas el mismo día?
No. Puedes cargar una ficha, luego la siguiente, y seguir otro día. Si vuelves a subir a un paciente que ya está, SMILE lo reconoce y completa lo que falte sin duplicarlo.
¿Dónde se hace dentro de SMILE?
Con el administrador de la clínica: en la lista de pacientes, con el enlace «Migra tus pacientes tú mismo», o con el botón «Migrar mis datos». Ahí eliges «Fotos de fichas en papel», o subes tu Excel si lo tienes.
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