Ficha de control de ortodoncia: qué anotar en cada cita y cómo llevar las mensualidades
Un tratamiento de ortodoncia son veinte o treinta citas y otros tantos pagos. Si el control clínico y el control de pagos viven en hojas distintas, tarde o temprano alguno se pierde. Esto es lo que conviene registrar en cada visita y cómo saber, de un vistazo, quién va al día.
La ortodoncia es el tratamiento más largo del consultorio y el que más depende de la constancia: del paciente, que tiene que venir, y del consultorio, que tiene que acordarse de qué hizo la vez anterior y de cuánto se ha pagado.
Casi todos los problemas de un tratamiento que se alarga vienen de tres huecos: controles que no quedaron anotados, pacientes que dejaron de venir sin que nadie lo notara y pagos que se llevan aparte.
Qué anotar en cada control
Una ficha de control útil es corta. Si toma más de un minuto, deja de llenarse. Lo que no debería faltar:
- Fecha del control.
- Arco superior e inferior: material y calibre de cada uno.
- Lo que se cambió: ligaduras, cadenetas, resortes, tubos o brackets recementados.
- Elásticos: tipo, de dónde a dónde y cuántas horas se indicaron.
- Colaboración del paciente: higiene, uso de elásticos, brackets despegados.
- Lo que se hará en la próxima cita. Es la línea que más tiempo ahorra un mes después.
- Materiales extra que se cobran aparte, si los hubo.
Lo que se acuerda por escrito al empezar
El contrato o acuerdo de ortodoncia no necesita ser largo, pero sí claro. Evita casi todas las discusiones del mes dieciocho:
- Valor total del tratamiento y qué incluye: aparatología, controles, retenedores.
- Cuota inicial y valor de cada mensualidad.
- Duración estimada, dicha como estimación.
- Qué se cobra aparte: brackets perdidos, reposición de retenedores, citas de urgencia.
- Qué pasa si el paciente deja de asistir varios meses.
- El consentimiento informado del tratamiento, firmado.
La mensualidad no es el control
Es el error de diseño más común: cobrar «por control». Si el paciente no viene, no paga, y el tratamiento se alarga sin que el consultorio reciba nada por los meses extra de responsabilidad clínica.
Lo que mejor funciona es separar las dos cosas. El tratamiento tiene un valor total, que se paga en cuotas con fecha. Los controles son las citas en las que se trabaja. Así, quien falta sigue debiendo su cuota, y quien paga por adelantado no pierde sus controles.
El paciente que deja de venir
En ortodoncia, un paciente que lleva dos meses sin control no es solo una cita perdida: es un tratamiento que se mueve sin supervisión. Conviene revisar una vez por semana quién lleva más de seis semanas sin venir y no tiene cita agendada, y escribirle.
Hola, Camila. Te escribimos del consultorio. Ya toca tu control de ortodoncia y queremos que el tratamiento siga avanzando bien. ¿Te queda mejor esta semana o la próxima?
Cómo saber quién va al día con los pagos
Tres números por paciente bastan: valor total, pagado hasta hoy y saldo. Si cada abono se registra en el momento y contra el tratamiento, esos tres números están siempre al día y no hay que sumar recibos.
Para los atrasos, un recordatorio amable por mensaje funciona mejor que pedir el pago en el sillón. La guía de cuotas en ortodoncia e implantes explica cómo plantearlo.
